Nowelizacja kodeksu cywilnego, która weszła w życie w dniu 8 września 2016 roku dokonała –jak się wydaje – rewolucyjnych zmian w dotychczasowym rozumieniu pojęcia dokumentu, wprowadzając jednocześnie nową formę czynności prawnych – formę dokumentową. Wprowadzone zmiany wywołują jednak szereg wątpliwości interpretacyjnych, a ich stosowanie w praktyce może się okazać niezwykle trudne – tak dla uczestników obrotu, jak i dla orzekających w sprawach sądów.
Pojęcie dokumentu należy do podstawowych pojęć prawa cywilnego, jednakże dotychczas nie było nigdzie zdefiniowane. Ustawodawca zdecydował o wprowadzeniu definicji dokumentu, zastrzegając w uzasadnieniu nowelizacji, iż zamierza zerwać z tradycyjnym rozumieniem tego pojęcia jako informacji utrwalonej na piśmie. I tak do kodeksu cywilnego dodano nowy art. 77(3) w brzmieniu, zgodnie z którym „Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią”.
W literaturze dokonano krytycznej analizy nowej definicji (por. J. Grykiel: Kodeks cywilny Tom 1 Komentarz pod red. M. Gutowski), wskazując na liczne jej mankamenty i płynące z tego wątpliwości interpretacyjne, które warto tu zasygnalizować i z którymi trudno się nie zgodzić. Podnosi się w szczególności, że literalne brzmienie definicji dokumentu wskazuje na jego bardzo szerokie rozumienie, co jednak nie jest zgodne z intencją samego ustawodawcy wynikającą z uzasadnienia projektu nowelizacji, a nadto, że wbrew oczekiwaniom płynącym z założenia racjonalności ustawodawcy pojęcie dokumentu wprowadzone w art. 77(3) kodeksu cywilnego nie jest pojęciem uniwersalnym, które będzie można stosować przy interpretacji każdego przepisu kodeksu cywilnego, w którym jest ono użyte.
Zgodnie z powszechnym, literalnym rozumieniem pojęcia nośnikiem informacji jest zarówno zapis na papierze, na piasku, na murze, jak też informacje przekazywane drogą elektroniczną, a nawet znaki dymne czy fale dźwiękowe. Uzasadnione jest jednak pytanie czy faktycznie o tak szeroką definicję chodziło ustawodawcy, który w uzasadnieniu projektu z jednej strony podkreślił „technologiczną neutralność” ustawowej definicji dokumentu, ale z drugiej akcentował konieczność utrwalenia informacji zawartej w dokumencie oraz umożliwienia jej zachowania i odtworzenia. Te ostatnie elementy nie znalazły jednak odzwierciedlenia w definicji. Jak się słusznie wskazuje literalne brzmienie art. 77(3) kc wcale nie przesądza, że konstytutywną cechą dokumentu jest trwałość zawartej w nim informacji. Niewątpliwie znak dymny jest nośnikiem informacji, choć trudno tu o trwałości informacji. Nie można też nie zgodzić się z tezą, że tam gdzie ustawodawca uznaje kryterium trwałości za istotne, daje temu wprost wyraz w brzmieniu przepisu (np. art. 577(2) kc zawierający definicję dokumentu gwarancyjnego). Z drugiej jednak strony zważywszy na cele dowodowe, jakie mają spełniać dokumenty, element trwałości wydaje się niezbędny, trudno też pominąć zupełnie intencję ustawodawcy wyrażoną w uzasadnieniu, który wprost wskazał na element trwałości informacji. Faktem jest jednak, iż kryterium takiego brak w legalnej definicji dokumentu, a przyczyny takiego stanu rzeczy nie są jasne.
Podobna sytuacja występuje w odniesieniu do kryterium możliwości odtworzenia informacji. Tu również ustawodawca w uzasadnieniu nowelizacji uznawał za oczywiste, że treść dokumentu musi zostać utrwalona w sposób umożliwiający odtworzenie, tym niemniej w legalnej definicji i to kryterium zupełnie pominął (a przecież nie jest ono immanentną cechą każdego nośnika). I ta kwestia jest zatem zupełnie niezrozumiała, a względy dowodowe przemawiałyby za uwzględnieniem możliwości odtworzenia wśród cech konstytutywnych dokumentu.
Zgodnie z literalnym brzmieniem definicji dokumentu dokument jest nośnikiem informacji. Wskazuje się zatem, że dokument może zawierać dowolne informacje, niekoniecznie obejmujące oświadczenie woli czy inne oświadczenie. Treścią dokumentu mogą być więc wszelkie oświadczenia woli, ale również oświadczenia wiedzy czy przejawy uczuć. Nie można wykluczyć, że definicja dokumentu obejmuje też inne elementy treści niż oświadczenia woli lub inne oświadczenia albowiem brak jest w tym względzie jakiekolwiek ograniczenia.
Istotne znaczenie dla definicji dokumentu ma możliwość zapoznania się z treścią informacji zawartej na danym nośniku. W literaturze słusznie podniesiono, że o możliwości zapoznania się z treścią nośnika powinien przesądzać aktualny stan wiedzy technicznej w danym momencie. Jeśli więc w świetle wiedzy technicznej w danym momencie odczytanie jakiejś informacji nie jest możliwe, to nośnik nie będzie miał waloru dokumentu nawet jeśli w późniejszym czasie możliwości techniczne pozwolą na jego odczytanie.
Jak widać pojęcie dokumentu budzi już na wstępie szereg wątpliwości interpretacyjnych, które z pewnością będzie musiało rozstrzygać orzecznictwo. Szkoda, że wprowadzając do kodeksu cywilnego definicję tak kluczową z punktu widzenia obrotu cywilnoprawnego ustawodawca nie zadał sobie trudu prawidłowego i uniwersalnego zdefiniowania tego pojęcia. Jak już wyżej zasygnalizowano wydaje się, że trudne będzie stosowanie powyższej definicji do pojęć dokumentu dotychczas stosowanych w poszczególnych przepisach, co oznacza, że analizowane pojęcie będzie występować w różnych znaczeniach zależnie od przepisu, w którym jest użyte. Wystarczy dla przykładu wskazać na treść art. 78 § 1 kc, który odwołuje się do dokumentu, jednakże nie jest oczywiste w jakim znaczeniu. Taka niejednolitość nie ułatwi niestety jego interpretacji.
Wprowadzone do kodeksu cywilnego nowe pojęcie dokumentu ma istotne znaczenie z punktu widzenia nowej formy czynności prawnej – tzw. dokumentowej. O tej formie czynności prawnych napiszemy w części II naszego artykułu, który ukaże się na naszej stronie już za tydzień.