Sygnalista to anonimowa osoba, zgłaszająca lub ujawniająca publicznie informację o naruszeniu prawa. Inaczej mówiąc jest to osoba, która sygnalizuje nieprawidłowości godzące w interes publiczny. Może nim zostać każdy, kto miał styczność z przedsiębiorstwem lub spółką. W kontekście prawa unijnego, sygnaliści zgłaszają naruszenia prawa Unii Europejskiej w firmach. Ich celem nie jest donoszenie oraz zepsucie wewnętrznej struktury danej placówki, ale działanie w dobrej wierze, które ma firmie pomóc. Dlatego też nie należy mylić sygnalistów z donosicielami.
Sygnalizowanie o nieprawidłowościach w przedsiębiorstwie odbywa się zgodnie z procedurą opisaną w Dyrektywnie 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Natomiast na gruncie prawa polskiego taką procedurę reguluje Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów, która wchodzi w życie dniu 25 września 2024 roku.
Cel i przedmiot regulacji
Celem Dyrektywy jest poprawa egzekwowania prawa i polityk Unii w określonych dziedzinach poprzez ustanowienie wspólnych minimalnych norm zapewniających wysoki poziom ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Chodzi o przeciwdziałanie i wykrywanie produktów wprowadzonych na rynek wewnętrzny oraz utrzymanie bezpieczeństwa morskiego, powietrznego i lądowego. Celem jest także przeciwdziałanie i wykrywanie nadużyć finansowych oraz korupcji w przedsiębiorstwach.
W odniesieniu do polskiej Ustawy, przedmiotem regulacji jest określenie warunków objęcia ochroną sygnalistów oraz środków tej ochrony. Wskazuje ona także m.in. zasady ustalania wewnętrznej procedury zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych, jak również zasady zgłaszania takich informacji organowi publicznemu.
Kogo będzie dotyczyć?
Lista podmiotów, których będzie dotyczyć Dyrektywa jest zamknięta i obejmuje:
- wszystkie podmioty prawne w sektorze publicznym,
- podmioty, które podlegają podmiotom publicznym,
- podmioty, zatrudniające powyżej 50 pracowników,
- mini i mali przedsiębiorcy, którzy w ramach działalności biorą udział w przetargach na zamówienia publiczne lub wykorzystują środki unijne,
- przedsiębiorstwa zatrudniające ponad 250 pracowników.
Na gruncie polskiej Ustawy jako sygnalistę należy rozumieć osobę fizyczną, która ma bezpośredni związek z danym przedsiębiorstwem, m.in. jest nim:
- pracownik oraz pracownik tymczasowy,
- osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy,
- przedsiębiorca,
- akcjonariusz lub wspólnik,
- członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
- osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy,
- stażysta oraz praktykant,
- wolontariusz.
Warto dodać, że sygnalistą może być również osoba, która zgłasza informację o naruszeniu prawa jeszcze przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług.
Na czym będzie polegać?
Każdy przedsiębiorca musi założyć kanał raportowania czyli sposób przyjęty w danej organizacji, który umożliwia swobodne i anonimowe zgłaszanie naruszeń np. gorąca linia czy skrzynka pocztowa. Istnieją trzy rodzaje kanałów:
- wewnętrzny – w którym sygnalista składa raport do pracodawcy,
- zewnętrzny – raport wysyła się do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego,
- ujawnienie publiczne – ujawnia się informacje o nieprawidłowościach w pewnym zakresie, jeśli wcześniej dokonano zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego i nie zostały podjęte żadne działania.
Aby zapewnić skuteczną anonimowość sygnalistom, pracodawca jest zobowiązany do przeprowadzenia testu kanału i dopilnowania, aby do kanału nie miały dostępu osoby nieuprawnione. Dodatkowo pracodawca ma prawo – nie obowiązek – wybrania sposobu raportowania dla swojego przedsiębiorstwa. Może wyznaczyć do tego podmiot w swojej firmie (np. odpowiednią osobę), jak i podmioty poza nią (np. kancelarię prawną). Pracodawca powinien także zadecydować o formie zgłaszania: ustnie, pisemnie czy w obu tych formach.
W związku z tym, że zapewne większość raportów będzie miało charakter wewnętrzny, warto zwrócić szczególną uwagę na tę procedurę. Zgodnie z polską Ustawą powinna ona obejmować:
- bezpieczny kanał przyjmowania zgłoszeń zapewniający nieujawnianie tożsamości sygnalistów i osób trzecich – kanał powinien umożliwiać dokonywanie zgłoszeń pisemnie lub ustnie, a na żądanie sygnalisty powinno mu się umożliwić także fizyczne spotkanie w rozsądnym czasie od dnia zgłoszenia,
- wyznaczenie bezstronnej wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub osoby – musi być ona upoważniona do podejmowania działań następczych i dalszej komunikacji z sygnalistą, jak również zwracania się o dalsze informacje i przekazywania informacji zwrotnej sygnalistom,
- sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej,
- tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo,
- obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania,
- obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych,
- zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
Jakie zgłoszenia obejmuje?
Zgodnie z Ustawą zgłoszenie musi być równoznaczne z naruszeniem prawa, tzn. z działaniem lub zaniechaniem niezgodnym z prawem lub mającym na celu obejście prawa, dotyczącym:
- korupcji,
- zamówień publicznych,
- usług, produktów i rynków finansowych,
- przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
- bezpieczeństwa transportu,
- ochrony środowiska,
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
- bezpieczeństwa żywności i pasz,
- zdrowia i dobrostanu zwierząt,
- zdrowia publicznego,
- ochrony konsumentów,
- ochrony prywatności i danych osobowych,
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
- interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
- konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela.
Sankcje karne za naruszenie Dyrektywy oraz Ustawy o ochronie sygnalistów
Zarówno Dyrektywa, jak i polska Ustawa przewiduje sankcje karne za:
- uniemożliwianie lub utrudnianie dokonania zgłoszenia,
- podejmowanie działań odwetowych wobec osób zgłaszających,
- naruszenie obowiązku zachowania poufności tożsamości osób zgłaszających,
- dokonanie nieprawdziwego zgłoszenia lub publiczne ujawnienie nieprawdziwych informacji,
- brak procedur i regulaminu dokonywania zgłoszeń wewnętrznych w jednostce (odpowiedzialność w tym zakresie ciążyć będzie na kierownikach i menedżerach).
Państwa członkowskie muszą nałożyć sankcję za naruszenia zgłaszane przez sygnalistów. Unia nie precyzuje wymiaru kar, który powinien być dostosowany do warunków każdego z państw. Podaje jedynie, że powinny one być „skuteczne, proporcjonalne i odstraszające”.
W polskiej Ustawie o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa za wszystkie rodzaje naruszeń przewidziana jest taka sama kara, tj.: grzywna, kara ograniczenia wolności albo kara pozbawienia wolności do lat 3.
W jaki sposób są chronieni sygnaliści?
Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał on uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszona informacja jest prawdziwa w momencie jego dokonywania i że stanowi informację o naruszeniu prawa. Polska Ustawa przewiduje zakaz podejmowania działań odwetowych wobec osób zgłaszających, które polegają w szczególności na:
- odmowie nawiązania stosunku pracy,
- wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy,
- obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę,
- wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu,
- przeniesieniu na niższe stanowisko pracy,
- nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego,
- przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu,
- mobbingu
- dyskryminacji,
- niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu.
Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia.
Reasumując…
Ustawa o ochronie sygnalistów ma na celu zachęcić sygnalistów do zgłaszania nieprawidłowości w przedsiębiorstwach oraz spółkach. Zapewnia sygnalistom odpowiednią ochronę, aby nie podlegali represjom ze strony pracodawcy lub pracowników.